É inegável que o e-mail é uma ferramenta ainda essencial no mercado de trabalho. Tá certo que há hoje muita discussão sobre a eficiência do e-mail e muitas ferramentas já foram lançadas com o objetivo de substituí-lo, mas sem sucesso!

Pensando na importância dessa ferramenta, hoje eu vou falar sobre os 10 principais micos no envio de e-mails corporativos! Tá preparado? Então vamos lá!

#Mico número um: enviar um e-mail em tom agressivo! Gente, eu confesso, já fiz muito isto! Sabe aquela mensagem que você recebe e que te deixa furioso, zangado, frustrado, indignado? A pior coisa que você pode fazer é responder! Eu sei que é difícil se segurar quando você está com raiva de algo mas, acreditem, é melhor se conter! Um e-mail é um documento, tudo o que você escreve lá fica registrado e pode ser usado contra você! Então a dica é a seguinte: tá bravinho, tá nervosinho… tá querendo matar quem te enviou a mensagem? Então escreva a resposta, mas não envie! No outro dia, com cabeça fria você abre aquele rascunho e corrige o texto, retirando toda a parte desnecessária e mantendo a mensagem sem agressão ou cólera.

#Mico número dois: evite erros de interpretação! Eu costumo dizer que o email é frio e calculista, pois não há nele expressões ou sentimentos! Uma coisa é o que você quer dizer, outra coisa é o que você escreveu para tentar expressar aquilo que você queria dizer… e outra coisa completamente diferente é o que o seu destinatário irá entender! Louco né? Então a dica para evitar erros de interpretação é tentar ser o mais objetivo possível e usar palavras claras, não deixando dúvidas sobre a mensagem que você quer transmitir.

#Mico número três: espere seu destinatário ler a mensagem! Estou falando daquela pessoa que te manda um email e ele mal chegou na sua caixa de entrada, e o seu celular já toca ou a pessoa já aparece na sua sala. E quem é? O cidadão que acabou de enviar a mensagem! Então você atende a ligação ou recebe a pessoa e ouve “olha acabei de enviar uma mensagem pra você sobre o assunto tal, tal e tal”. Pelo bem da eficiência no trabalho: se é urgente, resolva por telefone ou pessoalmente! Se não for urgente, então envie o e-mail, mas espere o seu destinatário ler!

#Mico número quatro: Não responder mensagens! Quando você não responde um e-mail, é como se você dissesse para o remetente que ele não é importante. Eu não estou falando que você deve responder imediatamente, mas sim deve responder em um tempo razoável. Já vi casos de gente que demora mais de um mês para responder um e-mail. Uma dica, se você sabe que vai demorar para dar um retorno, ative o recurso de respostas automáticas e coloque uma mensagem do tipo: “Olá, sua mensagem foi recebida e será respondida em até três dias” por exemplo. Em caso de urgência, entre em contato pelo fone tal e tal”. Isso é muito melhor do que deixar o cliente, fornecedor ou amigo de trabalho esperando sem ter noção de quando terá a resposta.

#Mico número cinco: Ignorar pessoas que foram copiadas! Você sabe que toda mensagem tem o remetente, que é quem está enviando a mensagem. Tem também o destinatário ou destinatários, que são os contatos que receberão o e-mail. E tem também aqueles que ficam em cópia, no famoso campo “CC” que é a abreviação do inglês “Carbon copy” ou cópia carbono. Quando você recebe um email com uma galera copiada, não cometa o mico de responder apenas para o remetente! Se a mensagem foi enviada copiando outras pessoas, então faça-me o favor de quando for responder, clicar no botão “Responder para todos”, capiche?

#Mico número seis: copiar pessoas demais! Já recebeu aqueles e-mails com dezenas de pessoas copiadas? Primeiro problema, a mensagem não tem foco. Se quer mandar uma mensagem para um departamento inteiro ou para a empresa inteira, crie um grupo e coloca todo mundo lá. Segundo problema: se ultrapassar trinta e-mails em cópia, sua mensagem poderá ficar bloqueada como spam, pois muitos softwares que gerenciam e-mails entendem como indesejada, uma mensagem enviada para uma multidão de contatos.

#Mico número sete: Enviar e-mail demais! Galera, toda empresa tem aquele xarope que fica enchendo nossa caixa de entrada com mensagens! As pessoas geralmente têm outras coisas pra fazer além de responder mensagens. Além disso galera, o uso de soluções alternativas, como WhatsApp, Skype ou Microsoft Teams, tendem a reduzir a quantidade de e-mails para assuntos rápidos. Então a dica é, antes de enviar uma mensagem pergunte pra si mesmo: preciso mesmo mandar isto por e-mail? Não posso resolver pessoalmente ou por WhatsApp, Skype ou telefone? Pense nisto!

#Mico número oito: Enviar e-mail gigantes! Estes dias atrás eu recebi uma mensagem absurdamente grande, com uns 15 parágrafos, maior que capítulos inteiros de um livro! Sabe o que eu fiz? Simplesmente não li! Tá precisando mandar uma mensagem com um texto gigante? Mande um convite para uma reunião por Skype ou ligue para o destinatário. Mais uma vez, mensagem de email é fria e calculista! Se mensagens pequenas dão margem pra dupla interpretação, imagine mensagens gigantes.

#Mico número nove: Enviar informações sigilosas sem autorização! Em uma empresa você tem que entender que nem tudo pode ser compartilhado com todos! Tem informações que podem transitar apenas entre diretores ou gestores. Dados como valor de faturamento, rentabilidade, lucro líquido, demonstrativos contábeis e etc. na maioria das vezes são confidenciais. Está em dúvida? Antes de enviar a mensagem, pergunte pro seu chefe se você pode fazer isto! Galera, eu já conheci algumas histórias de funcionários advertidos e até demitidos por mandarem por e-mail informações sigilosas sem autorização! Então fica esperto pra não cometer este mico!

#Mico de numero dez: Usar e-mail gratuito em ambiente corporativo! Isso mesmo, usar e-mails do tipo Gmail, Hotmail, Outlook, IG e etc. em ambiente corporativo é roubada! Empresas grandes e sérias utilizam e-mails com o nome do domínio da empresa após o sinal de arroba. Um exemplo, os nossos e-mails aqui na Buysoft terminam sempre com “@buysoft.com.br”. O mesmo tem que ocorrer aí na sua empresa, os e-mails devem terminar com “@suaempresa.com.br”. Um e-mail empresarial com o domínio corporativo é muito barato e passa uma imagem profissional. Então, pelo amor aos seus negócios, não cometa este mico!

Não acaba por aí, hoje tem Mico Bônus!

Mico bônus: Confundir e-mail empresarial com privado! Tem uma galera por aí que ama compartilhar correntes, sabe aquele e-mail dizendo mais ou menos assim: “compartilhe esta mensagem com todos os seus contatos, por cada email enviado a UOL e a Microsoft vão doar 1 centavo para o campeão da foto!” Daí a pessoa acredita e compartilha com todos os funcionários e amigos! Ainda tem gente que usa o e-mail corporativo pra compartilhar mensagens, com conteúdo por exemplo, relacionados à pornografia, política e religião! Não cometa este Mico! Use o e-mail da empresa para assuntos da empresa! Não tem problema quebrar um gelo de vez em quando com um e-mail mais light, mas sem exagero tá?

E então, você concorda com todos os micos que apresentei? Tem algum outro mico no uso de e-mail que você acha que eu esqueci de falar? Escreva aí nos comentários!

Se você tem algum tema que você gostaria que eu falasse, ou está passando por alguma dificuldade ou situação e gostaria do meu conselho? Pra te ajudar estou lançando um canal pra você falar diretamente comigo… basta mandar um e-mail para querosaber@clemilson.com.br e eu vou ter alegria em responder todas as mensagens que eu receber.

É isso aí galera! Não esquece de se inscrever no meu canal e Quarta-feira que vem tem mais. Aquele abraço e um beijo no coração!

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