Se tem uma coisa que nós executivos fazemos – e demais – são reuniões! Em toda a minha carreira devo ter participado de dezenas de milhares de reuniões e, por diversas vezes terminei um dia de trabalho com mais dez reuniões atendidas! É mole?!

Eu sou um grande defensor do uso eficiente do tempo e detesto – sim detesto mesmo – gastar meu tempo com inutilidades! John Wesley já dizia que a perda de tempo é o pior pecado de um homem, o que concordo em gênero, número e grau! Pode até parecer falta de educação, mas já saí de algumas reuniões antes do término, por entender que estava perdendo meu precioso tempo lá.

Você quer ser um homem ou mulher de sucesso? Todos nós temos apenas 24 horas em um dia, usar o seu tempo de forma inteligente é uma das fórmulas para alcançar seus objetivos. Neste artigo reúno cinco piores micos que temos que evitar em reuniões de negócios, espero que curtam!

Mico 1: Não ter um objetivo claro

Como pode alguém marcar uma reunião sem ter um propósito definido?! Você já deve ter percebido o quanto eu sou xarope pra estas coisas, não? Pois é, quando alguém me convida para uma reunião sem objetivo definido, eu simplesmente não participo! Simples assim 🙂

Exemplos de reunião sem objetivo claro:

Reunião Comercial, Segunda as 10h” – o que exatamente será tratado? No departamento comercial existem trocentos temas que podem ser discutidos.

Existem duas formas básicas que podem ser utilizadas, para deixar claro aos seus convidados quais os assuntos que serão tratados: o título e a pauta.

O título simplesmente pode ser mais objetivo, entregando em resumo o tema principal. A pauta, por sua vez, deverá detalhar em formato de tópicos, todos os pontos principais da discussão. Veja um exemplo:

Título: “Reunião para definição de ações de marketing para o trimestre 1, quinta-feira, 13h”

Pauta:

  • Revisão das ações, resultados e aprendizados do último trimestre
  • Definição da verba que será destinada ao Marketing no trimestre 1
  • Brainstorming para melhorarmos posicionamento de marca
  • Discussão da renovação de contratos com agências e freelances

Uma reunião sem objetivo, produz encontros improdutivos no qual os presentes divagam sobre temas irrelevantes e, cuja reunião termina sem alcançar nenhuma conclusão! Geralmente reuniões sem objetivo, contribuem em muito para que o Mico de número 2 aconteça!

Dica do Clemilson: quando receber um convite para uma reunião sem objetivo claro, retorne solicitando o tema e a pauta! Geralmente funciona!

Mico 2: Não se preparar para a reunião

Um dia presenciei a seguinte situação em uma reunião: o diretor levantou um importante questionamento à um de seus liderados, e este não soube o que responder, simplesmente travou na frente de todos! Detalhe 1: o questionamento referia-se à um ponto que estava na pauta da reunião, isto é, todos já sabiam que aquele assunto seria tratado. Detalhe 2: o funcionário que recebeu o questionamento, era o gestor responsável direto pelo tema questionado! Foi vergonhoso!

Uma vez que você aceitou participar de uma reunião, seja ela qual for, não cometa o mico de não se preparar! Você só tem uma desculpa para não ir preparado: se estiver em uma reunião que foi marcada sem ter um objetivo claro! Do resto mano, se prepare sempre!

Estude o tema e pauta. Analise minuciosamente o propósito da reunião e todos os tópicos relacionados na pauta. Responda ao seguinte questionamento para cada assunto: como posso contribuir com este tópico?

Traga materiais extras, como relatórios e gráficos. Busque conteúdo da internet, o nosso irmão Google pode ajudar muito! Dependendo da importância da reunião, leia livros sobre os temas que serão tratados. Faça benchmarking prévio, isto é, entreviste profissionais de outras empresas que poderão contribuir com o tema que será discutido. Encontre pesquisas de mercado e tudo o mais que puder para entrar na reunião afinado (Parece exagero, mas não é! Tem reuniões que são tratados assuntos de valor incalculável, e não estou falando aqui somente em termos financeiros).

Dica do Clemilson: Busque previamente no Linkedin os nomes e sobrenomes dos participantes da reunião, assim você saberá com quem estará conversando e poderá se preparar ainda mais.

Dica do Clemilson bônus: Formule de três a cinco perguntas antes de ir para a reunião. Elas poderão ser utilizadas para promover o pensamento crítico e gerar uma discussão sadia sobre os temas. Caso sua pergunta for sobre problemas que estão ocorrendo, traga uma ou mais propostas de solução!

Mico 3: Chegar atrasado

Este é o mico clássico dos brasileiros! Há uma frase que gosto muito que diz: “a pontualidade é um defeito que poucos tem a sorte de ter”.

Chegar atrasado, na minha opinião, é falta de educação, profissionalismo e respeito! Eu já demiti funcionários que chegaram atrasado em uma importante reunião! Podem me chamar de caxias, de chefão… do que quiserem… mas entendo que um camarada que chega 30 minutos atrasado na reunião mais importante do mês, não merece trabalhar em um time que prima por performance e resultados.

Não há justificativa para chegar atrasado! Simplesmente não há! Qualquer problema que ocorrer deveria ser comunicado antecipadamente! Em minha última jornada enquanto funcionário, trabalhei doze anos sem ter nenhuma falta registrada e sem chegar em uma única reunião atrasado. Eu não era de ferro (e ainda não sou). Tive vários problemas de saúde e situações familiares – como o nascimento dos meus filhos por exemplo – mas o segredo está em antecipar-se! Quando você comunica sua ausência de forma antecipada (mesmo que horas antes da reunião), você não entra na lista negra dos atrasados!

Dica do Clemilson: quando você chega adiantado em uma reunião presencial – 15 a 30 minutos antes está de bom tamanho – você tem uma oportunidade de ouro para montar uma estratégia de sucesso escolhendo onde sentar-se! O melhor lugar, na minha opinião, é de frente com o interlocutor principal (diretor por exemplo). Assim você será mais notado e terá mais oportunidades de se expressar!

Mico 4: Não focar na reunião

Este é o mico, sem dúvida, mais frequentemente encontrado! É difícil uma reunião onde não haja um, dois, três ou mais participantes completamente desfocados, apenas de corpo presente. Infeliz realidade!

Os exemplos são os mais variados! Mas é muito comum o atendimento de ligações no meio da reunião e, detalhe, para tratar de temas irrelevantes que poderiam ser resolvidos mais tarde. Outros ficam respondendo mensagens de grupos de WhatsApp, navegando na internet e, por mais louco que pareça, conferindo as últimas fotos do Instagram, atualizando suas postagens no Facebook e tentando passar daquela fase difícil do seu game favorito – tudo no meio da reunião!

Já participei de várias reuniões em que gestores saem da sala para – fazer sei lá o que – e depois de uns 15 minutos retornam, sem nem se importar com o quanto de conteúdo perderam. E para coroar, fogem completamente da pauta, divagando por temas distantes e comprometendo o tempo e produtividade de quem estava na reunião para trabalhar!

Urgências existem… sim eu entendo, mas devem ser realmente urgências! Respeitar o tempo, tema e pauta da reunião é respeitar as pessoas que estão participando e demonstrar atitude de profissionalismo!

Dica do Clemilson: Quer manter o Smartphone ou Laptop aberto na mesa? Ative o modo avião e avise a todos que o seu propósito é anotar os pontos principais da reunião. Ou então traga apenas um caderno e caneta para sala.

Mico 5: Exagerar no conteúdo

Um dia eu participei de uma reunião de 30 minutos onde foi apresentado um Powerpoint com 50 slides! Dá pra acreditar?! Se fosse uma apresentação, tudo bem. Mas era uma reunião de negócios. Nem precisa dizer que nesta reunião não tivemos tempo para discutir os temas propostos.

O meu entendimento de reunião é de duas ou mais pessoas juntas para discutir um ou mais temas. Não faz sentido alguém trazer uma apresentação gigante! Isto vale também para vídeos longos, textos absurdamente grandes e etc.

Eu invejo muito a Microsoft (no bom sentido é claro) quando vou para Seattle – EUA me reunir com seus diretores e executivos. Ano passo por exemplo, uma Vice Presidente Mundial entrou na sala no horário combinado e disse: “hoje eu não trouxe nenhum slide”. Vocês não imaginam a reunião dinâmica e produtiva que tivemos! Olho-no-olho conversamos abertamente por 30 longos minutos!

Quando exageramos no conteúdo, comprometemos também o horário de término da reunião. Uma reunião que era pra ser de 1 hora, acaba tornando-se em uma conferência de 2 horas e meia! Todos nós temos nossa agenda e compromissos, então o horário de término da reunião deve sempre ser respeitado. Não cometa este mico, apresente na reunião apenas o conteúdo necessário para promoção da discussão.

Dica do Clemilson: Quer usar Powepoint? Então faça slides com apenas uma única frase (nunca lotado de texto). Slides apenas com uma imagem, podem transmitir completamente a mensagem. Outra dica é usar o slide para apresentar um gráfico por exemplo.

 

É isso galera! Espero ter contribuído para seu sucesso profissional e pessoal. Abaixo deixo também o vídeo em que trato exclusivamente sobre este tema. Não esquece de deixar os seus comentários!

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